Het web biedt fantastische mogelijkheden om efficiënt samen te werken op afstand. Maar ook als je bij elkaar in dezelfde ruimte werkt, kan het heel handig zijn om online samen te werken. Bij Mediaweb gebruiken we inmiddels aardig wat samenwerkingsprogramma’s in ons dagelijks werk. Ook met onze klanten. Want een belangrijk aspect van de Duurzame Website is dat we structureel en regelmatig samenwerken met onze klanten. In deze blogpost bespreek ik de 9 belangrijkste tools die wij dagelijks gebruiken en 4 tools waarmee we experimenteren.

1) Google apps

Google AppsDe afgelopen paar jaar is de belofte van het kantoor in de cloud steeds verder ingelost. Met name Google heeft met Google Docs en het op de zakelijke markt gerichte Google Apps deze markt enorm in beweging gebracht. Microsoft moest wel volgen en kwam met Office 365. Voor ons is het inmiddels haast ondenkbaar dat je een document nog lokaal opslaat. Google Drive, Gmail, Calendar, Contacts, Documents, Spreadsheets en Presentations stellen ons in staat om online samen te werken met elkaar, met onze freelancers en met onze klanten.

http://google.com/intx/nl/enterprise/apps/business/

Tip: bezoek http://gappstips.com/ voor een zee aan handige tips als je werkt met Google apps.

Mediaweb Google Hangouts conference

 

2) Google Hangouts

Google Hangouts logoEen aparte vermelding verdient Google Hangouts. Deze applicatie heeft bij ons inmiddels Skype en Facetime verdrongen als favoriete video conferencing tool. Met name wanneer je met meerdere personen tegelijk wilt overleggen en je scherm wilt delen, werkt Google Hangouts fantastisch. De chat functie vind ik minder. Maar ik ben sowieso niet zo van het chatten. Een ander nadeel is dat je een Google+ account nodig hebt om Hangouts te kunnen gebruiken. Maar aangezien zo’n account makkelijk is aan te maken en niets kost, is het een overkomelijk bezwaar.

http://www.google.nl/hangouts/

Tip: open een nieuwe hangout in een aparte tab in plaats van een popup: https://plus.google.com/hangouts/_

3) Adobe Creative Cloud voor teams

Adobe Creative CloudOns hele team maakt gebruik van de uitgebreide suite van creatieve software tools van Adobe. Sinds een half jaar heeft Adobe een huurmodel 'Adobe Creative Cloud voor teams' waarbij samenwerking in de cloud een belangrijke rol speelt. We hebben een tijd getwijfeld of we de overstap wilden maken. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen, ook al is dit gelijk verreweg de duurste oplossing die we gebruiken. Het mooie van deze service is dat je altijd over de nieuwste versies van alle Adobe tools kunt beschikken. Met sommige tools werk je elke dag, zoals Photoshop (nee niet voor mockups!). En andere tools sporadisch, zoals Premiere. En we kunnen vrijelijk experimenteren met nieuwe tools zoals Edge Reflow.

http://adobe.com/be_nl/products/creativecloud.html

Tip: Gebruik Adobe Edge Reflow om responsive web designs te prototypen.

4) Confluence

Confluence logoHet delen van kennis is een essentieel onderdeel van de samenwerking binnen een kennisintensief bedrijf als Mediaweb. Sinds drie jaar beschikken we over ons eigen wiki. Deze wiki is opgezet in het programma Confluence van Atlassian. Alle waardevolle kennis die we verzamelen en alle belangrijke informatie over onze procedures en de websites waaran we werken is makkelijk toegankelijk voor iedereen in het team. Gezien de gevoeligheid van een deel van de informatie, is deze wiki uitsluitend toegankelijk binnen het netwerk van Mediaweb.

http://atlassian.com/software/confluence/

5) ActiveCollab

active-collab3De afgelopen 5 jaar gebruiken we ActiveCollab voor ons project management. ActiveCollab in combinatie met een speciale plugin (zie tip) stelt ons in staat om via e-mail met onze klanten te communiceren over uit te voeren werkzaamheden en toch alle taken in een overzichtelijk ticketsysteem te beheren. ActiveCollab biedt deze mogelijkheid. De klant werkt volledig met e-mail. In principe hoeft hij nooit op de webapplicatie in te loggen. Terwijl wij een overzichtelijk project management omgeving hebben waarin we agile kunnen werken.

http://activecollab.com

Tip: Installeer de Tasks plus plugin zodat klanten niet meer hoeven in te loggen. Ze kunnen alles af via overzichtelijke e-mails.

6) Bugherd

BugherdDe klant of een bezoeker van je website vindt een bug. Tot voor kort kregen we dan een telefoontje, of een e-mail met daarin de melding dat die of die pagina niet goed werkte. Vaak was niet direct duidelijk om welke pagina het ging. Laat staan om welk onderdeel van de pagina. Bugherd lost dat probleem op. Als de bezoeker van een webpagina een probleem tegenkomt, kan hij op de button feedback klikken en vervolgens aangeven welk onderdeel van de website een probleem vertoont. Hij kan het probleem beschrijven. Bugherd maakt automatisch een screenshot en registreert alle denkbare informatie over operating systeem, browser type en versie, schermresolutie, etc etc. Dit scheelt ons heel veel uitzoekwerk en zo vinden we de oorzaak van het probleem ook veel sneller.

http://bugherd.com

Tip: Installeer de openbare versie van Bugherd voor een feedback knop zodat bezoekers van je site feedback kunnen geven.

7) Dropbox

DropboxBegin dit jaar hebben we bij Mediaweb de hele kantooromgeving vernieuwd. Belangrijke doelstelling was dat we altijd en overal kunnen werken met onze complete kantooromgeving onder handbereik. Dit betekende dat we onze fileserver volledig moesten repliceren in de cloud. We hebben toen verschillende oplossingen onderzocht: Google Drive, Box, SugerSync, CX, SpiderOak, Cubby, Egnyte en Dropbox. Uiteindelijk viel de keuze op Dropbox vanwege deze twee belangrijke mogelijkheden die Dropbox wel bood en de anderen (destijds) niet: Selective sync (niet alles naar elke gekoppelde werkplek synchroniseren). Local sync (als je een fileserver lokaal hebt draaien dan sync je direct via je LAN)

http://dropbox.com

Tip: Gebruik de app op je smartphone en je kunt altijd bij al je bestanden.

8) Beanstalk

Beanstalk logoBeanstalk is een SAAS (software as a service) oplossing voor het beheren van programmeercode voor teams. Dankzij Beanstalk kunnen wij de websites die we bouwen en beheren heel gecontroleerd uitrollen van ontwikkelomgeving naar acceptatieomgeving, naar productieomgeving.

Onze techies zijn vooral heel erg blij met deze voordelen van Beanstalk (ben je geen nerd, sla deze bullet points gerust over):

Gemakkelijk beheer van repositories:

  • Aanmaken van SVN, Mercurial of Git repositories in een paar klikken.
  • Heel eenvoudig gebruikers/rechten-beheer met default waarden.
  • Goede en overzichtelijke management mogelijkheden (commit updates, deployments, commit history, daily digestmails).

Geniale deployment mogelijkheden:

  • Per repository kun je meerdere deployments hebben. Bijvoorbeeld: voor speciale Git branches verschillende omgevingen inrichten (development, testen, acceptatie, productie).
  • Koppelen van repositories aan een of meerdere servers via FTP, SFTP/SSH en zelf verscheidene clouddiensten zoals Heroku, S3, Rackspace Cloud Files. Indien je dus een bepaalde site aan een ‘farm’ hebt hangen dan hoef je je geen zorgen te maken over schaalbaarheid en bruikbaarheid van Beanstalk.
  • Autodeployment voor bepaalde repositories (denk aan development servers)
  • Pre/Post hooks (voor FTP servers kunnen het webhooks zijn, voor SFTP/SSH zelfs CLI commando’s).
  • Incident warning (deployment error, pro/post hook error)
  • Handige, directe integratie met verschillende clients zoals Git Tower en Cornerstone.

http://beanstalkapp.com/

Experimenteel:

De volgende vier tools gebruiken we (nog) niet voor onze dagelijkse samenwerking, maar we experimenteren er wel al mee.

9) Gathercontent

gathercontentDe gedachte achter Gathercontent is heel goed. Deze tool biedt de mogelijkheid aan niet technisch ingestelde mensen om goed gestructureerde content aan te leveren voor een nieuwe website of een website redesign. Daarbij biedt het mooie samenwerkingsmogelijkheden, zodat meerdere auteurs samen aan de content kunnen werken. Ook de workflow van het aanmaken, goedkeuren en publiceren is heel goed geregeld. We hebben Gathercontent voor drie websites uitgeprobeerd en het is veelbelovend. Alleen vinden we met name de exportmogelijkheden momenteel nog te beperkt. De mensen van Gathercontent werken wel hard aan het uitbreiden en verbeteren van de exportmogelijkheden. Dus we blijven dit product wel volgen.

http://gathercontent.com

10) Evernote

EvernoteIn 2009 had ik al een keer een Evernote account aangemaakt. Maar destijds kreeg ik het niet ‘in m’n systeem’. Het account bleef slapend actief, tot ik begin dit jaar zoveel lyrische verhalen hoorde van Evernote fans, dat ik me er toch weer in heb verdiept. En ik moet zeggen, nu gebruik ik Evernote elke dag de hele dag. Alles wat ik aan interessants vindt op het web bewaar en tag ik in Evernote. Het is de basis vanwaar uit ik m’n blog posts schrijf. Het mooie is dat Evernote beschikbaar is op werkelijk elk apparaat dat je maar kunt verzinnen. Dus of ik nu op kantoor achter m’n Mac zit, thuis achter m’n laptop, onderweg op m’n smartphone of op de PC van iemand anders, ik kan altijd bij m’n notities. Ik heb Evernote nu nog onder het kopje ‘experimenteel’, omdat we de samenwerkingsmogelijkheden van Evernote nog niet benutten. Ik gebruik het alleen. Maar Evernote business heeft interessante samenwerkingsmogelijkheden en die wil ik wel gaan onderzoeken.

http://evernote.com

11) Mural.ly

MurallyMural.ly is een heel mooi vormgegeven en super handige online applicatie om samen moodboards mee te maken. Ik heb er nog niet echt een project mee gedaan en ook nog niet echt in samengewerkt. Maar ik vind het een prachtig product en ik verwacht er veel mee te gaan doen. Zowel met collega’s als met klanten. Heel handig is de Mural’ly catcher, een iPhone app waarmee je dingen kunt fotograferen, linkjes kunt bewaren, snelle schetsjes en notities kunt maken op je telefoon. Deze stuurt ze dan naar je Mural’ly account, zodat je ermee kunt werken in je moodboards.

https://mural.ly/

12) Sqwiggle

sqwiggleWe werken hier niet mee, maar ik heb er wel hele goede berichten over gehoord. Daarom vermeld ik deze oplossing toch. Sqwiggle benadert voor een team dat geografisch verspreid werkt nog het meeste het samen in een ruimte werken. Je kunt in een oogopslag zien of je een collega een kunt storen voor een vraag of niet. Het team van Headscape in het Verenigd Koninkrijk werkt er mee en is erg enthousiast. Alleen schijnen de computers erg warm te worden, omdat het veel processorkracht kost. Sqwiggle werkt momenteel aan dat probleem. Eentje om in de gaten te houden voor distributed teams.

https://www.sqwiggle.com/

Werk met ons

Denk je eraan om een nieuwe, duurzame website te laten maken? Wil je weten of Mediaweb daarvoor de beste partij is? Lees dan deze pagina en kijk of we goed bij elkaar passen. Je mag natuurlijk ook gelijk contact opnemen.

Wil je:

1) Deze post delen? Help je vrienden en relaties door ze op deze blog post te wijzen. Klik hieronder op een of meer social networks van je keuze en spread the word.

2) Een reactie plaatsen? Heb je tips aanvullende tips? Heb je een vraag of opmerking? Laat een reactie achter hieronder om het met ons en onze lezers te delen.

3) Nooit meer een blogpost missen? Loop geen handige tips en wetenswaardigheden mis. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief. Dan krijg je een kort mailtje zodra we een nieuwe blog post hebben geplaatst.

Deze post delen?

e book online marketing checklist 2018

Meer inspiratie voor 2019?

Wekelijks een e-mail notificatie ontvangen als onze nieuwste blog live staat?
Ja graag! →

7 reacties op “

  1. Gravatar for Emiel Kamzol

    Emiel Kamzol

    Nog een handige online tool wat ik mis. Basecamp. basecamp.com/

    Ben al een tijd op zoek naar een efficiënt uren registratie tool. Toevallig hier ook een handige tip voor?
    • Gravatar for Eric van Hall

      Eric van Hall

      Hallo Emiel. Basecamp is een prima alternatief voor ActiveCollab. Het voordeel van ActiveCollab is dat je het aanschaft voor een vaste prijs en dan installeert op je eigen server.

      Voor urenregistratie kan ik Harvest van harte aanbevelen: www.getharvest.com/

      Wij gebruiken dat zeer intensief.
  2. Gravatar for Peter Broeder

    Peter Broeder

    Nuttig om de plussen en minnen van de tools te lezen. Bedankt, ik ga er twee proberen.

    Erik, ik had er een (blog)serie van gemaakt 4 x 3 tools bespreken, 12 tools doornemen vraagt voor mij iets teveel.

    Groet,
    peter
  3. Gravatar for Eric van Hall

    Eric van Hall

    Hi Peter,

    Bedankt voor de terugkoppeling. Goede tip om er een serie van te maken. Voor nu zou ik zeggen: bewaren in Evernote (of gewoon als favoriet). Dan kun je zo vaak terugkomen als je wilt.

    Groeten,

    Eric
  4. Gravatar for Pieter

    Pieter

    Hi Eric! Mooi stukje, altijd goed om te zien waar mensen enthousiast over zijn. Evernote moet ik ook echt gaan proberen.
    Wij gebruiken inmiddels vBoxxCloud op kantoor. Werkt als dropbox maar gehost op eigen server. Het heeft een zeer uitgebreid web based administratie panel zodat je precies kan zien wie toegang heeft tot welke data en op welke manier(webbrowser, webDAV en/of sync tool).
    Aanrader! www.vboxxcloud.nl
  5. Gravatar for Eric van Hall

    Eric van Hall

    Hi Pieter. Bedankt voor je reactie! En voor je tip. Ga het zeker bekijken.
  6. Gravatar for margje

    margje

    hai,
    ik werk ook met adobe clouds, maar nu heb ik een pakket voor 5 users aangeschaft.
    voor 200 euro per maand.
    momenteel werk ik maar met 2 mensen, dus heb ik 3 licenties over. weet iemand een plek waar ik deze zou kunnen aanbieden. het is namelijk goedkoper er met 5 mensen voor 40 e per maand op te zitten dan het alleen aan te moeten schaffen... iemand tips waar ik het zou kunnen posten om aan nog 3 gebruikers te komen? alvast thxx

Reageren niet meer mogelijk.